Sprzątanie biur w Warszawie – jak to robić najlepiej

Warszawa jest niewątpliwym liderem w kraju pod względem ilości firm. Działalności gospodarcze są tu prowadzone w domach, kamienicach, blokach, pawilonach i biurowcach. Niezależnie jednak od rodzaju siedziby, zawsze trzeba dbać o porządek w firmie. Jakie przedsiębiorcy mają możliwości w zakresie sprzątania firmy? Omawiamy w poniższym artykule.

Biura w Warszawie są zlokalizowane niemal na każdym kroku. Dane statystyczne jednoznacznie mówią, że w Warszawie nie tylko jest najwięcej firm, ale także najwięcej ich powstaje – zarówno wśród nowo otwieranych podmiotów rejestrowanych w KRS jak i indywidualnej działalności gospodarczej. Mają one różne biura, w różnych miejscach, o różnych rozmiarach, na różną ilość pracowników. Wszystkie jednak powinny zapewnić czystość i porządek w miejscu pracy.

Sprzątanie w firmie – okiem właściciela

W przypadku firm jednoosobowych można powiedzieć, że kwestie porządku i czystości są oczywiście mniej problematyczne. Przeważnie właściciel, który jest sam sobie szefem, prócz spraw typowo biznesowych, dba o porządek swojego miejsca pracy (wynajmowanego biura, lokalu handlowego).

Można powiedzieć, że sprawy się nieco komplikują, gdy firma co najmniej kilku pracowników, a powierzchnia którą zajmują liczy kilkadziesiąt lub kilkaset metrów, w tym łazienka (łazienki), kuchnia itd. W takich sytuacjach zarządzający firmą bardzo różnie podchodzą do kwestii utrzymania czystości w firmie. Zazwyczaj, sprzątanie biura odbywa się wówczas albo własnymi siłami (zatrudnienie personelu sprzątającego lub dodanie obowiązków pracownikom na co dzień realizującym inne zadania), albo korzystają z usług zewnętrznych (od zatrudnienia przysłowiowej „pani sprzątaczki” po wynajęcie profesjonalnej firmy sprzątającej biura).

Nie ma co ukrywać – ścieżka postępowania w celu zapewnienia czystości w firmie, to często kwestia biznesowej kalkulacji, w której kluczową rolę odgrywa cena sprzątania. Jeśli jesteś właścicielem lub osobą zarządzającą firmą, powinieneś spojrzeć na sprawę z szerszej perspektywy.

Zapewnienie porządku w firmie – okiem pracownika

Standardowa, 8-godzinna praca w zadbanym, czystym i pachnącym pomieszczeniu zdecydowanie pozytywnie wpływa na komfort pracy. Nie jest żadną tajemnicą fakt, że gdy stanowisko pracy oraz jego otoczenie (podłogi, ściany, okna itd.) utrzymane są w czystości oraz porządku, jest to bardzo istotny czynnik wpływający na samopoczucie pracownika i jego przywiązanie do miejsca pracy. Pracodawcy często nie biorą tego pod uwagę, ale czystość i estetyka pomieszczeń mają także pozytywny wpływ na efektywność pracy.

Często spotykanym rozwiązaniem w wielu firmach jest „dołożenie” pracownikom obowiązku sprzątania. Decydując się na takie rozwiązanie, pracodawca musi liczyć się z tym, że takie rozwiązanie negatywnie wpłynie na pracownika. Pracownicy w rozmowach mniej oficjalnych przyznają, że „dołożenie zadania sprzątania” odbierają jako negatywną postawę pracodawcy, a takie działanie często nazywają „skąpstwem”. Trudno się dziwić z braku zadowolenia. Przecież przyjmowali się do pracy jako handlowiec, asystentka czy też inny pracownik biurowy, a okazuje się że muszą sprzątać po kimś (innych pracownikach i klientach). Taka sytuacja może sprawić, że pracownik przestaje lubić swoją pracę i swojego szefa. W parze ze złym samopoczuciem zazwyczaj idzie także spadek wydajności. Oznacza to przecież, że pracownik zarabia mniej dla firmy – owszem, posprząta biuro, ale w tym samym czasie powinien wykonywać obowiązki podstawowe w ramach swojego stanowiska.

Firma sprzątająca vs Pani sprzątająca

Było o komforcie pracy w czystym biurze. Było o wzroście efektywności. Jednak czysta, schludna i pachnąca firma ma także jeszcze jedną bardzo ważną funkcję – to wizytówka w oczach klientów i kontrahentów. Przecież „jak Cię widzą, tak Cię piszą”. Utrzymanie porządku w firmie to zatem nie tylko kwestia zarządzania zasobami ludzkimi i budowy kapitału ludzkiego przedsiębiorstwa, ale także kwestie wizerunkowe wobec osób spoza firmy.

Nikt nie zaprzeczy, że warto sprzątać. Tylko jak to robić najlepiej? Czy warto w tym celu zatrudnić samodzielnie osobę lub kilka osób? Może wystarczy „jakaś pani sprzątająca” na czarno? A może warto skorzystać z outsourcingu usług sprzątających i zatrudnić firmę, która specjalizuje się w utrzymaniu porządku w biurze?

Jak widać po powyższych pytaniach, możliwości jest kilka. O tym, która jest najlepsza musi zadecydować właściciel lub osoba zarządzająca firmą, biorąc pod uwagę wszystkie plusy i minusy poszczególnych rozwiązań.

Zatrudnienie personelu sprzątającego

Zatrudnianie pracowników jest dla każdego przedsiębiorcy głównym wydatkiem prowadzenia działalności. W przypadku pracowników etatowych, trzeba liczyć się z wieloma czynnikami. Kadra „na etacie” to jednak nie tylko koszt związany z wypłatą wynagrodzenia. To także konieczność wyposażenia stanowiska pracy, zakup niezbędnych narzędzi i materiałów, a także podnoszenie kwalifikacji. Wydawać by się mogło, że sprzątanie to bardzo prosta rzecz, jednak jest to błędne podejście. Poprzez szkolenia i inwestycje sprzęt oraz profesjonalne środki czystości można wpłynąć na wydajność i skuteczność pracy. Ponadto, każdemu pracownikowi przysługuje szereg świadczeń i przywilejów wynikających z kodeksu pracy – prawo do urlopu, prawo do zwolnienia lekarskiego, a także do nieusprawiedliwionej nieobecności. Z punktu widzenia pracodawcy są to czynniki z jednej strony generujące koszty, a z drugiej problemy organizacyjne, jak np. konieczność znalezienia zastępstwa.

Pani sprzątająca biura

Rynek usług, nie tylko sprzątających, ma to do siebie, że bardzo łatwo można znaleźć wykonawców, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej i pracują za „wynagrodzenie do ręki”. Zazwyczaj stawki, za które pracy podejmują się takie osoby, są dużo niższe niż zatrudnienie osoby na etat, albo wynajęcie legalnie działającej firmy zewnętrznej. Liczba ogłoszeń „pań sprzątających” świadczy o tym, że popyt na tego typu tanie usługi jest całkiem duży. Na korzyść osoby prowadzącej tak zwaną „działalność niezarejestrowaną” lub z „szarej strefy” przemawia przede wszystkim cena. Nie jest to jednak rozwiązanie wolne od wad.

Osoby prywatne, które świadczą usługi sprzątania zazwyczaj wykonują swoje obowiązku używając do tego domowych środków czystości. Nie posiadają one zazwyczaj ani dostępu do chemii profesjonalnej, ani wiedzy z zakresu fachowego jej używania. Podobnie jest z narzędziami do sprzątania i utrzymania czystości w biurach – zazwyczaj w przypadku „pani sprzątającej” są to urządzenia o przeznaczeniu domowym. Wpływa to oczywiście na jakość usługi – sprzątanie biura jest wykonane mniej dokładnie, a sprzątane powierzchnie szybciej się brudzą.

Drugą z wad wynikających z zatrudnienia osoby prywatnej jest brak faktury – zapłata odbywa się poprzez płatność „do ręki” i nie stanowi kosztów prowadzenia działalności.

Nieformalne usługi, w wielu aspektach, zwiększają także ryzyko zamawiającego. Z jednej strony użycie niewłaściwych środków czystości do danej powierzchni może zniszczyć mebel lub wyposażenie wnętrza (np. armaturę). Z drugiej zaś strony, osoba z zewnątrz, która ma dostęp do pomieszczeń firmy oznacza zwiększone ryzyko związane z utratą mienia firmowego lub pracowników, a w skrajnych wypadkach nawet wyciek poufnych danych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

Decydując się na „panią sprzątającą” trzeba się także liczyć z tym, że nie wykona ona pewnych usług dodatkowych, które mogą się okazać konieczne do wykonania, np. prania wykładzin czy też prania tapicerki, mycia okien na wysokości itd.

Outsourcing usług porządkowych – profesjonalna firma sprzątająca

Rynek polski podąża za zachodnim. W prowadzeniu biznesu, od lat zyskuje na znaczeniu outsourcing, czyli przekazywanie pewnych zadań do realizacji firmom zewnętrznym. Nie inaczej jest w przypadku utrzymania czystości i porządku w biurach. Zwłaszcza jeśli mowa o Warszawie i okolicach, gdzie w związku z rosnącym zapotrzebowaniem na outsourcing sprzątania firm, stale rośnie liczba podmiotów gospodarczych świadczących usługi sprzątania obiektów biurowych.

Outsourcing usług porządkowych, w tym sprzątania biur w Warszawie, ma zdecydowanie więcej zalet niż wad. W przypadku wynajęcia profesjonalnej firmy sprzątającej biura, ten problem nie występuje, ponieważ dużo łatwiej takiego wykonawcę nadzorować i egzekwować od niego zachowanie wysokiego standardu świadczonej usługi.

Co więcej, firma sprzątająca na podstawie swojego doświadczenia jest w stanie oszacować ile czasu i osób jest potrzebnych na dzienny serwis biura. Dokładne oszacowanie tych parametrów sprawia, że finalnie przedsiębiorca płaci za faktycznie wykonaną usługę, a nie za „obecność” personelu sprzątającego na obiekcie.

Ponadto, przy zleceniu sprzątania obiektu biurowego firmie zewnętrznej, zlecający nie musi martwić się o kwestie związane z zatrudnieniem, chorobami, zwolnieniami i szukaniem zastępstwa. Obowiązki te są po stronie wykonawcy. Jeśli umowa na sprzątanie biura dotyczy także zaopatrzenia w środki czystości, zamawiającemu ubywa kolejny czasochłonny obowiązek związany z zakupami środków chemicznych i higienicznych.

Istotnym argumentem przemawiającym za współpracą z profesjonalną firmą sprzątającą jest możliwość okresowego wykonywania dodatkowych czynności poza standardowym serwisem. Firma sprzątająca to nie tylko wycieranie kurzy. Wyspecjalizowane firmy z branży utrzymania czystości i porządku mają w swojej ofercie szereg usług dodatkowych – między innymi pranie wykładziny biurowej, pranie tapicerki meblowej, czyszczenie tapicerki skórzanej, maszynowe doczyszczanie podłóg, ozonowanie pomieszczeń, mycie okien.

Umowa i faktura – legalna współpraca w oparciu o jasną i czytelną umowę to mniejsze ryzyko dla zamawiającego. Firmy sprzątające posiadają ubezpieczenie i ponoszą odpowiedzialność za należyte wykonywanie usługi. W przypadku niesatysfakcjonującej jakości, można po prostu zmienić wykonawcę na bardziej rzetelnego.

To tylko sprzątanie biura. Czy na pewno?

Zapewnienie porządku i czystości w firmie często jest czynnością niedocenianą. Wiele osób myśli, że to proste. Że każdy umie posprzątać. Fakty są zgoła inne. Sprzątać, trzeba umieć. Zwłaszcza w większych biurach, naprawdę jest co robić:

• wycieranie kurzu z mebli, parapetów, lamp biurowych, grzejników, sprzętu biurowego
• odkurzanie, zamiatanie, czyszczenie, mycie powierzchni podłóg
• opróżnianie koszy na śmieci, niszczarek do papieru + uzupełnianie w worki foliowe w koszach z sanitariatów
• wycieranie poręczy, schodów z użyciem odpowiedniego środka do mycia,
• mycie, czyszczenie i dezynfekowanie urządzeń sanitarnych
• mycie i polerowanie luster, powierzchni błyszczących (chromowanych), przecieranie drzwi, futryn, szyldów, klamek, tabliczek na drzwiach, kontaktów i wyłączników światła
• mycie korytarzy, schodów,
• mycie powierzchni szklanych wraz z ramami
• neutralizacja zapachów,
• mycie listew przyściennych
• usuwanie pajęczyn ze ścian i sufitów,
• podlewanie kwiatów
• dezynfekcja aparatów telefonicznych
• mycie okien
• mycie powłok ceramicznych

Sporo tego, prawda? A to oczywiście nie wszystko, co może leżeć w potencjalnych obowiązkach personelu sprzątającego. Szukając firmy sprzątającej, często przedsiębiorcy zaczynają rozmowę od ceny. Należy jednak zacząć od zdefiniowania indywidualnych potrzeb, ustalenia szczegółowego zakresu współpracy oraz specyfiki danego obiektu.

Sprzątanie biur w Warszawie – czy warto zlecić taką usługę firmie?

Utrzymanie czystości często jest niedoceniane, a tak naprawdę powinno stanowić jedno z ważniejszych obowiązków zarządcy biura. Zapewnienie porządku w firmie w modelu outsourcingu będzie korzystne dla większości firm, które zatrudniają co najmniej kilku pracowników. Podstawowe zalety zlecenia sprzątania biura wyspecjalizowanej to:

• Ograniczenie ilości obowiązków
• Oszczędność czasu i możliwość skupienia się na podstawowej działalności firmy, zamiast na czynnościach administracyjnych
• Brak obowiązków wynikających z zatrudnienia pracowników
• Większa skuteczność i lepsza jakość sprzątania
• Szeroki zakres usług i fachowe doradztwo
• Faktura stanowiąca koszt
• Umowa i ograniczenie ryzyka

Jak widać, współpraca w zakresie sprzątania biura ze specjalistyczną firmą niesie za sobą szereg korzyści. Wybierając wykonawcę warto dokładnie przeanalizować zapisy w umowie i dokładnie ustalić zakres wykonywanych czynności. Pozwoli to wyeliminować oferty, które są na pozór atrakcyjne cenowo, jednak w praktyce posiadają ukryte koszty.

Prowadzisz firmę w Warszawie lub jej okolicach? Sprawdź usługi Indygo :

• pranie wykładzin biurowych,
• czyszczenie mebli skórzanych,
• pranie i czyszczenie tapicerki meblowej z dojazdem w Warszawie i okolicach (pranie foteli i krzeseł, kanap, wersalek, pranie kanap, narożników oraz sof).